O custo real do primeiro funcionário: como planejar a contratação sem comprometer o caixa

Contratar o primeiro funcionário é um passo importante para o crescimento de uma empresa. Mas antes de abrir uma vaga, é preciso entender uma coisa: o salário informado na contratação não representa o custo total daquele colaborador.

Além da remuneração mensal, entram na conta encargos, FGTS, férias, 13º salário, benefícios, estrutura de trabalho e até possíveis despesas futuras com desligamento.

Por isso, contratar sem planejamento pode transformar uma necessidade de crescimento em um problema para o caixa da empresa.

Quanto custa realmente um funcionário?

O custo de um funcionário depende de diferentes fatores, especialmente do regime tributário da empresa, dos benefícios oferecidos e da estrutura necessária para que ele desempenhe sua função.

Entre os principais custos envolvidos estão:

• salário bruto;

• FGTS;

• encargos patronais, conforme o enquadramento da empresa;

• 13º salário;

• férias;

• adicional de 1/3 de férias;

• vale-transporte;

• vale-refeição ou alimentação;

• plano de saúde, quando oferecido;

• exames ocupacionais;

• equipamentos e softwares;

• uniformes;

• recrutamento;

• possíveis despesas de rescisão.

Ou seja: olhar apenas para o salário pode gerar uma visão bastante diferente do valor que realmente sairá do caixa.

Férias e 13º precisam entrar no planejamento mensal

Mesmo que determinadas despesas não sejam pagas todos os meses, elas precisam ser provisionadas.

No caso do 13º salário, a referência utilizada na pesquisa é uma provisão mensal aproximada de 8,33% do salário.

Para férias acrescidas de 1/3, a provisão mensal apresentada é de aproximadamente 11,11%.

Isso significa que a empresa não deveria esperar dezembro ou o período de férias para descobrir como irá pagar essas obrigações.

O ideal é reservar esses valores gradualmente ao longo do ano.

O regime tributário muda o custo da contratação

Outro ponto importante é que duas empresas pagando exatamente o mesmo salário podem ter custos diferentes com seus funcionários.

Isso acontece porque o regime tributário e o enquadramento da atividade interferem nos encargos incidentes sobre a folha.

Veja o exemplo apresentado na pesquisa para um salário bruto de R$ 2.000:

No exemplo, um salário de R$ 2 mil poderia representar um custo mensal próximo de R$ 2,9 mil ou R$ 3,5 mil, dependendo da situação da empresa.

A pesquisa também apresenta uma faixa mais ampla, indicando que o custo de um funcionário pode chegar a aproximadamente 1,7 a 2,3 vezes o salário bruto, dependendo da estrutura da contratação.

E um funcionário com salário de R$ 3.000?

A mesma lógica vale para salários maiores.

No exemplo apresentado, um funcionário com salário bruto de R$ 3.000 poderia representar um custo total mensal entre aproximadamente R$ 5.400 e R$ 6.800.

A diferença dependerá de fatores como:

• regime tributário;

• encargos aplicáveis;

• benefícios;

• estrutura necessária;

• demais custos associados à função.

Por isso, antes de definir o salário de uma vaga, é importante calcular quanto aquela contratação realmente representará para a empresa.

Os custos que muitas empresas esquecem

Existem também despesas que não aparecem diretamente na folha de pagamento, mas fazem parte do custo de contratar.

Exames ocupacionais

Dependendo da situação, podem existir despesas com exames admissionais, periódicos e demissionais.

Equipamentos e estrutura

Um novo funcionário pode precisar de computador, mesa, cadeira, licenças de software, uniforme ou equipamentos específicos da função.

Tudo isso precisa entrar no orçamento.

Recrutamento

Divulgação de vagas, plataformas, entrevistas, agências de recrutamento e até o tempo utilizado pela própria equipe durante a seleção representam custos.

Desligamento

Também é importante considerar a possibilidade de a contratação não funcionar como esperado.

Dependendo da situação, a empresa poderá ter despesas relacionadas a aviso prévio, FGTS e demais verbas decorrentes do desligamento.

Como saber se chegou a hora de contratar?

O primeiro funcionário deve atender uma necessidade contínua da empresa, e não apenas resolver um período temporário de excesso de trabalho.

Alguns sinais podem indicar que está chegando o momento de aumentar a equipe:

• sobrecarga constante do empresário;

• perda de oportunidades por falta de capacidade operacional;

• tarefas rotineiras ocupando tempo que poderia ser direcionado ao crescimento;

• faturamento suficiente para assumir uma nova despesa fixa.

Antes de contratar, porém, é importante analisar se o caixa consegue sustentar esse custo durante vários meses.

Tenha uma reserva antes de contratar

A pesquisa recomenda a formação de uma reserva correspondente a aproximadamente três a seis meses do custo total do funcionário.

Por exemplo, se aquela contratação representar um custo mensal de R$ 4.000, uma reserva de três meses corresponderia a R$ 12.000.

Essa proteção pode ajudar a empresa em situações como:

• redução temporária do faturamento;

• demora para o funcionário gerar resultados;

• despesas inesperadas;

• necessidade de desligamento.

A contratação deixa de depender apenas do faturamento daquele mês e passa a fazer parte de um planejamento financeiro mais seguro.

Calcule o ponto de equilíbrio da contratação

Outro exercício importante é descobrir quanto aquele funcionário precisa gerar ou economizar para que sua contratação faça sentido financeiramente.

A pesquisa apresenta o seguinte exemplo:

Imagine que o custo total do funcionário seja de R$ 3.000 por mês e que a empresa tenha uma margem de lucro de 30%.

Nesse cenário, seria necessário gerar aproximadamente R$ 10.000 em novas vendas para produzir R$ 3.000 de resultado e cobrir aquele custo.

Nem sempre o funcionário estará diretamente ligado às vendas. Por isso, o retorno também pode aparecer por meio de:

• aumento de produtividade;

• economia de tempo;

• maior capacidade de atendimento;

• redução da sobrecarga do empresário.

O importante é identificar qual resultado a contratação deverá proporcionar.

Separe o dinheiro das provisões

Uma boa prática é criar uma reserva específica para as obrigações relacionadas aos funcionários.

Mensalmente, a empresa pode separar valores destinados a:

• 13º salário;

• férias;

• adicional de 1/3;

• demais obrigações trabalhistas futuras.

Assim, quando chegar o momento de realizar esses pagamentos, o dinheiro já estará reservado e não precisará sair integralmente do caixa operacional daquele mês.

Não comprometa o capital de giro

Antes de assumir uma contratação, a empresa também deve verificar se continuará tendo recursos suficientes para pagar normalmente suas demais despesas.

Entre elas:

• fornecedores;

• impostos;

• aluguel;

• sistemas;

• despesas operacionais;

• pró-labore;

• outros compromissos recorrentes.

Contratar pode aumentar a capacidade da empresa, mas não deve colocar em risco a continuidade da operação.

Existem alternativas antes da contratação CLT?

Quando a necessidade ainda não é permanente ou a empresa não possui segurança financeira suficiente para assumir uma nova despesa fixa, podem existir outras alternativas para determinadas demandas.

A pesquisa cita, por exemplo:

• contratação de estagiário;

• contratação de prestador de serviço PJ para trabalhos pontuais.

A escolha deve considerar a realidade da atividade e da necessidade da empresa.

O principal ponto é avaliar se aquela demanda realmente exige uma contratação CLT permanente antes de assumir toda a estrutura de custos envolvida.

Qual é o papel da contabilidade nesse planejamento?

A participação da contabilidade antes da contratação ajuda o empresário a entender quanto aquele funcionário realmente poderá custar.

Essa análise pode considerar:

• regime tributário da empresa;

• encargos aplicáveis;

• folha de pagamento;

• registro do funcionário;

• provisões;

• obrigações trabalhistas;

• impacto da contratação no fluxo de caixa.

Com esses números em mãos, a decisão deixa de ser baseada apenas no salário e passa a considerar a capacidade financeira real do negócio.

Antes de contratar, responda estas três perguntas

Antes de admitir o primeiro funcionário, faça três análises:

1. O caixa da empresa consegue suportar o custo completo dessa contratação todos os meses?

2. Existe uma reserva suficiente para manter esse funcionário mesmo se o faturamento cair temporariamente?

3. A contratação irá gerar receita, produtividade ou economia de tempo suficiente para justificar seu custo?

Se a empresa ainda não consegue responder essas perguntas com segurança, provavelmente precisa planejar melhor antes de aumentar sua estrutura.

Conclusão

O custo do primeiro funcionário vai muito além do salário anunciado na vaga.

FGTS, encargos, férias, 13º salário, benefícios, equipamentos, recrutamento e possíveis despesas de desligamento precisam fazer parte da análise.

Quanto mais completa for essa conta antes da contratação, menor será o risco de comprometer o capital de giro da empresa.

Planejar também permite entender qual salário cabe no orçamento, quanto deve ser reservado todos os meses e qual resultado o novo funcionário precisa proporcionar ao negócio.

Está pensando em contratar seu primeiro funcionário?

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